¿Cuándo contratar un Outsourcing Contable en Ecuador?

Para poder determinar si es el momento de contratar o no un servicio de Outsourcing Contable, es necesario conocer entre otras cosas, ¿en qué consiste?, ¿Qué ventajas reales ofrece? y ¿Cuáles son las condiciones que se deberían establecer?, en caso haber tomado ya la decisión de contratar estos servicios. A continuación, damos contestación a estas y algunas otras interrogantes relacionadas al Outsourcing Contable.

¿Qué es el Outsourcing Contable?

El término Outsourcing, se refiere a la subcontratación, externalización o tercerización de determinados servicios, durante un período determinado.

El Outsourcing Contable o Back Office por su parte, es una herramienta de gestión que consiste en subcontratar una firma externa especializada para atender un área clave de la organización, que no necesariamente es parte de su giro de negocio, pues no requiere de un contacto directo con sus clientes o proveedores.

Podríamos decir que este es un proceso que simplifica al máximo el desarrollo de las actividades complementarias de un negocio, delegándolas a un responsable externo especializado, para concentrarse en su esencia y así aumentar su productividad y rentabilidad.

Si bien las grandes empresas fueron las primeras que comprendieron y aplicaron eficientemente esta herramienta, en la actualidad es una alternativa que se encuentra al alcance de todo tamaño y tipo de organización.

¿Qué características tiene un Outsourcing Contable?

La característica principal de los servicios externalizados es que se prestan de manera independiente o autónoma. Esto quiere decir, que la firma o el especialista externo no se encuentra bajo las órdenes o la dependencia laboral de quien lo contrata, sino que sus objetivos y responsabilidades se encuentran establecidos en su contrato de servicios.

Dicho de otra forma, quien contrata los servicios del especialista externo lo hace para trasladarle esa responsabilidad, confiando en su experiencia, conocimientos y referencias previas, mas no para darle instrucciones sobre cómo llevar a cabo dichos servicios, pues se sobre entiende que esa es su especialidad.

Principales aspectos a tomar en cuenta

Algunos de los principales aspectos que deben definirse para la contratación de un Outsourcing Contable son los siguientes:

Las Áreas de Especialidad y servicios requeridos, así como su alcance;
Los productos y servicios entregables, así como sus plazos y períodos de presentación;
Los insumos o información que cada una de las partes requieren para iniciar con la prestación de los servicios;
Las responsabilidades que cada una de las partes tienen para una adecuada ejecución del contrato;
Los canales de comunicación para el envío de información y resolución de consultas;
Un acuerdo de confidencialidad por la información que llegue al conocimiento de cada una de las partes, durante y posterior a la ejecución del contrato de servicios.

¿Cómo tener éxito con un Outsourcing Contable?

Un factor clave para el éxito de un Outsourcing Contable, es sin duda su período de contratación. Será muy difícil obtener los resultados esperados y beneficios realmente palpables, si no se contratan estos servicios por un período de al menos un año, que es el tiempo durante el cual se desarrolla un ejercicio económico y fiscal completo.

Otro tema importante, es la Modalidad bajo la cual se requiere la prestación de los servicios que se piensa tercerizar. Al respecto existen dos opciones:

On-site: los servicios del proveedor se realizan en las mismas instalaciones del cliente que contrata el servicio.
Off-site: las actividades son llevadas a cabo en las instalaciones de la contratista.

Sea cual sea la modalidad escogida, siempre es recomendable que quien contrata el Outsourcing Contable, cuente con una persona o un área responsable de proporcionar los insumos requeridos por la firma externa, recibir sus recomendaciones y supervisar el cumplimiento de los servicios y plazos acordados.

Esto garantiza el éxito de los servicios contratados, optimizando al máximo el aprovechamiento de todos sus beneficios.

¿Qué Ventajas reales existen?

La externalización de servicios estratégicos genera muchas ventajas que permitirán mejorar significativamente el rendimiento global de una organización, debido a que el tiempo y los esfuerzos de quienes la conforman se concentran en atender las actividades propias de su giro de negocio y las necesidades de sus clientes.

Podemos mencionar a continuación algunas de ellas, siempre relacionadas con el área de especialidad contratada:

Asegurar un respaldo especializado, técnico y legal en el área requerida
Recibir asesoría ágil, oportuna y efectiva por cambios imprevistos en el entorno
Aumentar significativamente la calidad en las actividades a subcontratar
Contar con información precisa y confiable para el proceso de toma de decisiones
Cumplir oportunamente con obligaciones de ley, cuando corresponda
Acceder a nuevas tendencias tecnológicas, relacionadas con el servicio
Reducir considerablemente los gastos relacionados con la contratación, capacitación y equipamiento de personal
Reducir esfuerzos e inversiones en actividades de supervisión
Flexibilizar presupuestos, transformando gastos tradicionalmente fijos en variables
Concentrar talentos y recursos en áreas estratégicas que generen mayor valor
Enfocar la estrategia competitiva, incrementando la productividad mediante productos y servicios de mejor calidad
Alcanzar una eficiencia operativa mediante una mejor definición de procesos
Obtener mejores indicadores de desempeño en todas las áreas involucradas.

¿Con qué tener cuidado?

Así como hemos revisado muchos beneficios directos y otros implícitos de esta herramienta, no podemos dejar de mencionar ciertas circunstancias con los que se debe tener cuidado a la hora de pensar en contratar un Outsourcing Contable:

Falta de competencia, experiencia o seriedad por parte del prestador;
Prestación de servicios sin el respaldo de un contrato;
Falta de claridad en las responsabilidades que debe cumplir el prestador;
Ausencia de condiciones y plazos de entrega de los servicios contratados;
Tiempos y formas de respuesta ante consultas y requerimientos;
Honorarios ajustados a la complejidad de los servicios requeridos;
Establecer acuerdos de confidencialidad y propiedad intelectual entre las partes;
Sanciones en caso de incumplimiento de los servicios o los acuerdos antes mencionados.

¿Cuándo necesito contratar un Outsourcing Contable?

Finalmente, podemos señalar algunos de los síntomas o circunstancias que podrían indicar si es tiempo de contratar o no un Outsourcing Contable:

La información de sus balances le resulta inentendible o incorrecta
No ha recibido sus balances, a pesar de insistir por su entrega
Sus impuestos se pagan de manera tardía, incorrecta, o ambas
Sus importaciones fueron mal liquidadas o valoradas
Los valores o las cantidades de sus inventarios son incoherentes
Los activos fijos se encuentran mal valorados o no están registrados
No sabe cuánto le deben sus clientes o cuánto pagar a sus proveedores
No tiene la seguridad de que sus ingresos estén cubriendo costos y gastos
No sabe cuándo es hora de solicitar un préstamo o de abrir una inversión
No entiende en dónde se encuentra el dinero de su negocio
No tiene sus obligaciones cumplidas con la Superintendencia de Compañías, IESS o el Ministerio del Trabajo

Si una o varias de esas situaciones le resultan familiares, es momento de pensar en el Outsourcing Contable como una de las alternativas más viables en la actualidad, que le permitirán cambiar una situación de permanente estrés y frustración, por un servicio profesional y eminentemente rentable, comprometido con el éxito de su organización.